Mục lục
- Quản lý kho là làm gì?
- Quy trình quản lý kho hàng gồm 5 bước
- Làm thế nào để quản lý tồn kho tốt nhất?
- Thẻ kho và sổ sách theo dõi nhập, xuất, tồn
- Sơ đồ kho, pallet và kệ trong quản lý kho
- Quản lý kho bằng sổ, Excel hay phần mềm WMS
- Cách quản lý kho nguyên vật liệu, ví dụ kho nguyên phụ liệu ngành may
- Quản lý kho hàng bằng Excel: cần những bảng nào?
- Những lỗi quản lý kho thường gặp
- Quản lý kho cần bằng cấp gì?
- Câu hỏi thường gặp
- Liên hệ tư vấn pallet và thiết bị cho kho
- Nguồn tham khảo
Nội dung được ICD xem xét và cập nhật - Tuần 46/2026
Quản lý kho là việc tổ chức nhận hàng, sắp xếp, lưu trữ, kiểm đếm và xuất hàng để số liệu trên sổ luôn khớp hàng thật, hàng nằm đúng chỗ và còn nguyên chất lượng. Mọi việc xoay quanh bốn câu hỏi: hàng gì, còn bao nhiêu, nằm ở đâu, còn dùng được không.
- Quản lý kho gồm năm bước nối nhau: nhận hàng, kiểm và gắn nhãn, cất vào vị trí có mã, kiểm kê định kỳ, soạn và xuất hàng. Sai ở bước nào thì số liệu lệch từ bước đó.
- Hai chỉ số nên đo trước: độ chính xác tồn kho (số mã khớp sổ trên tổng số mã đã kiểm) và vòng quay tồn kho (giá vốn hàng bán chia tồn kho bình quân).
- Pallet cùng cỡ, kệ có vị trí đánh mã và xe nâng tay đúng tải giúp kho nhỏ làm đúng quy trình trước khi cần đến phần mềm WMS.
Quản lý kho là làm gì?
Quản lý kho là làm cho hàng trong kho được ghi chép, cất giữ và lấy ra có kiểm soát. Người đảm nhiệm (thủ kho, nhân viên quản lý kho, trưởng kho) chịu trách nhiệm cho cả hai mặt: hàng thật trên kệ và số liệu trên sổ hoặc phần mềm. Hai mặt này lệch nhau là gốc của hầu hết rắc rối: bán hàng không có để giao, mua trùng hàng đang tồn, lô hết hạn nằm sâu cuối kệ.
Kho nhỏ thường một người ôm cả nhận hàng, ghi thẻ kho và giao hàng; kho lớn tách thành người nhận, người lên kệ, người soạn và người kiểm soát tồn kho. Tách hay không tách, năm bước dưới đây vẫn phải có đủ.
Quy trình quản lý kho hàng gồm 5 bước
Năm bước cơ bản, và quy tắc chung là mỗi bước kết thúc bằng một lần ghi sổ.
- Nhận hàng: đối chiếu hàng với đơn mua và phiếu giao (số lượng, mã, bao bì), chụp ảnh nếu hàng hỏng và lập biên bản ngay tại chỗ chứ không để vài ngày sau.
- Kiểm và gắn nhãn: ghi lô, ngày sản xuất, hạn dùng nếu có; tách hàng lỗi sang khu riêng.
- Cất hàng: xếp vào vị trí có mã (dãy, kệ, tầng, ô) và ghi vị trí vào sổ ngay khi đặt hàng lên.
- Lưu kho và kiểm kê: đếm định kỳ, đối chiếu thẻ kho với số kế toán và hàng thật.
- Soạn và xuất hàng: lấy theo phiếu xuất và nguyên tắc luân chuyển lô (FIFO hoặc FEFO), ghi giảm tồn, đóng gói, bàn giao.
Bước 3 là chỗ nhiều kho trượt nhất: hàng đặt tạm không ghi vị trí thì ba ngày sau không ai nhớ nằm đâu. Hàng chưa có vị trí trong sổ thì chưa coi là đã nhập kho.
Làm thế nào để quản lý tồn kho tốt nhất?
Muốn quản lý tốt, trước hết phải đo được. Năm chỉ số dưới đây tính được từ sổ sách và vài buổi kiểm đếm, không cần phần mềm.
| Chỉ số | Cách tính | Đọc kết quả |
|---|---|---|
| Độ chính xác tồn kho | Số mã khớp sổ chia số mã đã kiểm, nhân 100% | Càng gần 100% càng tốt; lệch kéo dài cho thấy quy trình ghi sổ có lỗ hổng |
| Vòng quay tồn kho | Giá vốn hàng bán trong kỳ chia tồn kho bình quân | Thấp là vốn nằm lâu trong kho; quá cao thì dễ đứt hàng |
| Số ngày tồn kho | 365 chia vòng quay tồn kho | Vòng quay 6 lần một năm tương ứng hàng nằm kho bình quân khoảng 61 ngày |
| Thời gian từ nhận đến lên kệ | Giờ giữa phiếu nhận hàng và lúc ghi vị trí | Hàng nằm lâu ở khu nhận là hàng không có trên sổ vị trí |
| Tỷ lệ lấy nhầm | Số dòng soạn sai chia tổng số dòng soạn | Theo dõi theo tuần để tìm vị trí hay sai nhất |
Ví dụ tính vòng quay: giá vốn hàng bán cả năm là 12 tỷ đồng, tồn kho bình quân là 2 tỷ đồng, vòng quay là 6 lần. Chưa có mốc chuẩn chung cho mọi ngành, hãy lấy tháng đầu làm gốc rồi so với chính kho mình.
Thẻ kho và sổ sách theo dõi nhập, xuất, tồn
Thẻ kho (sổ kho) theo dõi nhập, xuất, tồn từng mặt hàng; mẫu S12-DN trong Phụ lục III của Thông tư 99/2025/TT-BTC (chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực từ 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC) dùng cho việc này, và doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu sổ nếu tuân thủ Luật Kế toán. Thủ kho ghi số lượng theo chứng từ, kế toán ghi giá trị, và hai bên đối chiếu số lượng theo định kỳ.
Ghi ngay sau mỗi lần nhập xuất; ghi dồn cuối ngày là cách nhanh nhất để sổ lệch. Kho nhỏ thường kiểm kê toàn bộ một lần mỗi năm, nhưng kho nhiều mã hàng nên chia kiểm kê luân phiên: mỗi tuần đếm một nhóm hàng, nhóm bán nhanh đếm thường hơn nhóm bán chậm.
Sơ đồ kho, pallet và kệ trong quản lý kho
Kho có kiểm soát được hay không phụ thuộc nhiều vào việc mỗi mặt hàng có một chỗ cố định. Cách sắp xếp quen thuộc là phân nhóm ABC: nhóm A là số ít mã bán nhanh nhất, đặt gần cửa xuất và ở tầm tay; nhóm C là mã bán chậm, đặt xa cửa và ở tầng cao. Lối đi phải đủ rộng cho xe nâng chạy hai chiều, sàn kẻ vạch rõ khu nhận, khu lưu, khu soạn và khu hàng lỗi.
Pallet là đơn vị lưu kho. Khi cả kho chỉ dùng vài cỡ pallet cố định, ô kệ chia đều, đếm theo pallet nhanh và ít vị trí lẻ. Trên kệ, pallet phải chịu tải đúng thông số của nhà sản xuất kệ; ICD Việt Nam có pallet nhựa dùng trên kệ như pallet nhựa 3 thanh đáy 1200x800x150 mm, và bạn gửi tải hàng cùng khoảng cách thanh kệ để được tư vấn cỡ phù hợp.
Di chuyển pallet ngang mặt sàn trong kho nhỏ thường dùng xe nâng tay. Hãy chọn theo tải của pallet nặng nhất trong kho, không theo tải trung bình.
Quản lý kho bằng sổ, Excel hay phần mềm WMS
| Tiêu chí | Sổ giấy, Excel | Phần mềm WMS |
|---|---|---|
| Ghi nhập xuất | Nhập tay theo chứng từ | Quét mã, ghi gần như tức thời |
| Vị trí hàng | Ghi trong sổ, dựa nhiều vào trí nhớ người làm | Hệ thống lưu và gợi ý vị trí từng pallet |
| Sai sót | Dễ gõ nhầm, trùng, quên ghi | Giảm nhờ quét mã đối chiếu |
| Chi phí khởi đầu | Thấp | Phần mềm, thiết bị quét, thời gian đào tạo |
| Hợp với | Kho ít mã, ít người, ít giao dịch | Nhiều mã, nhiều ca, khách yêu cầu truy xuất theo lô |
Dấu hiệu nên chuyển sang WMS: kiểm kê thường xuyên lệch, soạn hàng chậm vì phải đi tìm vị trí, khách yêu cầu truy xuất theo lô. Chưa đến mức đó thì chưa cần mua phần mềm khi quy trình trên giấy còn chưa đúng. Nếu cần theo dõi từng pallet hoặc thùng bằng thẻ, hãy xem thêm bài về RFID trong quản lý kho.
Cách quản lý kho nguyên vật liệu, ví dụ kho nguyên phụ liệu ngành may
Kho nguyên vật liệu khác kho thành phẩm ở chỗ hàng được xuất cho sản xuất theo định mức, không theo đơn bán. Mỗi lần xuất nên đi kèm lệnh sản xuất hoặc phiếu lĩnh vật tư ghi mã, lô và số lượng theo định mức; vật tư thừa sau ca phải nhập trả lại kho bằng phiếu, nếu không số tồn trên sổ sẽ thấp hơn hàng thật.
Kho nguyên phụ liệu ngành may cần thêm vài lớp quản lý. Vải nhập theo cuộn được ghi riêng lô nhuộm, khổ và số mét từng cuộn, vì hai lô cùng mã màu vẫn có thể lệch sắc; xuất cho một đơn hàng nên lấy cùng lô để các chi tiết sản phẩm không lệch màu. Vải thường được kiểm ngoại quan trước khi nhập, phổ biến là hệ thống 4 điểm trong ASTM D5430: mỗi lỗi bị tính từ 1 đến 4 điểm theo chiều dài lỗi, rồi quy ra số điểm trên 100 yard vuông để so với ngưỡng chấp nhận do bên mua đặt.
Phụ liệu nhỏ như nút, khoá kéo, chỉ, nhãn có rất nhiều mã theo màu và cỡ, nên xếp theo đơn hàng hoặc theo mã màu trong thùng có nhãn, đếm theo gói chuẩn thay vì đếm lẻ. Cuộn vải nặng nên đặt trên pallet hoặc kệ, không xếp thẳng xuống sàn để tránh hút ẩm và bẹp lõi.
Quản lý kho hàng bằng Excel: cần những bảng nào?
Excel đủ dùng cho kho ít mã nếu tách dữ liệu thành vài bảng thay vì dồn vào một sheet. Bảng danh mục ghi mã hàng, tên, đơn vị tính, vị trí và mức tồn tối thiểu. Bảng nhập và bảng xuất ghi mỗi giao dịch một dòng: ngày, số chứng từ, mã hàng, lô, số lượng. Bảng tồn kho không gõ tay mà tính bằng công thức: tồn đầu kỳ cộng tổng nhập trừ tổng xuất của từng mã, dùng hàm SUMIFS theo mã hàng.
Ba thói quen giữ file không lệch: chọn mã hàng từ danh sách thả xuống (Data Validation) để không gõ sai mã, không xoá dòng giao dịch cũ mà thêm dòng điều chỉnh có ghi lý do, và tô màu mã có tồn dưới mức tối thiểu bằng định dạng có điều kiện để biết lúc cần đặt hàng. Khi file có nhiều người cùng sửa hoặc lên tới hàng chục nghìn dòng, đó là lúc cân nhắc phần mềm kho như bảng so sánh ở mục trên.
Những lỗi quản lý kho thường gặp
- Hàng không có vị trí cố định, ai tìm được thì tìm.
- Nhập kho không ghi ngay, để dồn đến cuối ngày hoặc cuối tuần.
- Chỉ kiểm kê một lần cuối năm, lệch nhiều tháng mới biết.
- Hàng cận hạn lẫn hàng mới, lô cũ bị chôn phía sau.
- Dùng nhiều cỡ pallet lẫn lộn nên ô kệ không đều, xếp chồng mất ổn định.
Quản lý kho cần bằng cấp gì?
Với kho hàng thông thường, nhiều doanh nghiệp không đặt bằng cấp riêng cho vị trí thủ kho hay nhân viên quản lý kho mà tự đặt yêu cầu theo công việc, thường là biết ghi sổ, đọc chứng từ, dùng Excel hoặc phần mềm kho và có tính cẩn thận. Kho thuốc, hoá chất, thực phẩm đặc thù có quy định riêng về người phụ trách, nên cần đối chiếu văn bản của ngành đó trước khi tuyển.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý kho khác quản lý tồn kho thế nào?
Quản lý kho bao trùm toàn bộ hoạt động trong kho: nhận, cất, lưu, soạn, xuất, bố trí vị trí và con người. Quản lý tồn kho hẹp hơn, tập trung vào số lượng và thời điểm đặt hàng để không thừa, không thiếu. Làm tốt cả hai thì số liệu tồn đúng và vốn nằm kho ít.
Bao lâu nên kiểm kê kho một lần?
Hướng dẫn của WHO yêu cầu đối chiếu định kỳ số thực tế với số ghi, nhưng không ấn định số ngày. Trong thực tế, kho nhiều mã nên kiểm luân phiên theo nhóm hàng mỗi tuần, nhóm bán nhanh thường hơn, và kiểm toàn bộ ít nhất mỗi năm một lần.
Làm sao giảm sai lệch tồn kho?
Bắt đầu từ ba việc: ghi sổ ngay sau mỗi lần nhập xuất, mỗi hàng một vị trí có mã, và truy nguyên nhân từng lần lệch thay vì chỉ điều chỉnh số. Sau đó theo dõi độ chính xác tồn kho hằng tháng.
Nhân viên quản lý kho là gì, làm những việc gì?
Nhân viên quản lý kho (thủ kho, nhân viên kho) là người chịu trách nhiệm hàng trong kho: nhận và kiểm hàng, cất đúng vị trí, ghi thẻ kho, soạn và xuất hàng theo phiếu, kiểm kê và báo chênh lệch. Ở kho lớn, việc được tách cho nhân viên nhận hàng, nhân viên soạn hàng, thủ kho giữ sổ và trưởng kho phụ trách quy trình, con người và chỉ số.
Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001 gồm những gì?
ISO 9001:2015 không có quy trình kho riêng, nhưng hai điều khoản áp thẳng vào kho: 8.5.2 về nhận biết và truy xuất nguồn gốc (hàng có nhãn, rõ tình trạng kiểm, truy được lô khi cần) và 8.5.4 về bảo toàn đầu ra (xếp dỡ, chống nhiễm bẩn, bao gói, lưu kho, vận chuyển, bảo vệ). Doanh nghiệp tự viết quy trình nhận, cất, lưu, xuất, kiểm kê đáp ứng hai điều khoản này và lưu hồ sơ làm bằng chứng.
Liên hệ tư vấn pallet và thiết bị cho kho
Gửi cho ICD Việt Nam kích thước pallet đang dùng, tải hàng, kiểu kệ và số lượng cần để được tư vấn pallet nhựa hoặc pallet gỗ và xe nâng tay phù hợp; đơn tối thiểu 50 sản phẩm, giá Liên hệ báo giá.
Công ty TNHH Sản xuất Công nghiệp ICD Việt Nam
Trụ sở chính miền Bắc: Tầng 03, toà nhà Thăng Long A1, Thôn Bầu, Xã Thiên Lộc (Kim Chung, Đông Anh cũ), TP Hà Nội - 0983 797 186 / 090 345 9186 / 090 5859 186
Xưởng miền Nam: 551/212 Lê Văn Khương, Phường Tân Thới Hiệp (Quận 12 cũ), TP Hồ Chí Minh - 098 6784 186
Email: sales@icdvietnam.com.vn
Zalo: Chat Zalo với ICD Việt Nam
Nguồn tham khảo
- Mục 13.1 và 13.2 về ghi sổ tồn kho, đối chiếu định kỳ và truy nguyên nhân chênh lệch: WHO Technical Report Series 1025 (2020), Annex 7: Good storage and distribution practices for medical products, đọc ngày 27/10/2026.
- Mẫu thẻ kho (sổ kho) S12-DN, mục 19 danh mục sổ kế toán tại Phụ lục III: Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính (bản đăng lại), đọc ngày 27/10/2026.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành 27/10/2025, hiệu lực từ 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC; doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ và sổ kế toán nếu tuân thủ Luật Kế toán: KPMG Việt Nam, Điểm nổi bật trong Thông tư 99/2025/TT-BTC, đọc ngày 27/10/2026.
- Hệ thống chấm điểm lỗi vải khi kiểm ngoại quan: ASTM International, D5430 Standard Test Methods for Visually Inspecting and Grading Fabrics, đọc ngày 29/10/2026.
- Yêu cầu nhận biết, truy xuất nguồn gốc và bảo toàn đầu ra: ISO, ISO 9001:2015 Quality management systems - Requirements, đọc ngày 29/10/2026.
